在英学习指南:如何给导师写一封得体的邮件?
中英网 www.uker.net 2015-10-14 来源: 转载 编辑: Alice
四、如果你遇见到可能会有的问题,你可以提出一个解决的方案
在写邮件的过程中,需要考虑到可能会发生的问题,并建议一个相对可行的解决方案。
例如:
Dear Professor Hanes,
This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.
If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?
五、避免中式思维
按照大多数中国学生的思维惯式,在向教授提问或者发出邀请时,开门见山往往显得不太礼貌。我们的习惯是先绕绕有的没的,再回到主题。或者,如果同时有几个问题要提,中国学生也习惯于把最重要的问题放在最后一个而不是第一个。笔者就曾有过这样的尴尬,同时发了三个问题,最后一个最重要的放在了最后,结果教授只回答了前两个。在决定写作结构和问题优先次序时,我们需要先考虑清楚一下两个问题:
1、外国人习惯认为第一个就是最重要的,最后一个相反不是,否则也不会有last but not least 这样的句子了;
2、教授的时间非常紧,他更期待看到一目了然的邮件。
所以下次写邮件的时候,同学们千万记住,开门见山,重点问题放第一,是非常有效率且不会不礼貌的行为。(当然还是不能忘了先进行自我介绍)
六、注意你的署名
属下你的全名,包括first name 和last name. 此处需要注意的是,如果你的邮箱名称也是你的姓名的话,请让两者保持一致。
对于大多数中国学生而言,你的学校邮箱往往是你的中文名字。而有的学生喜欢在邮件末尾署上自己的英语名,这点是不提倡的。保持两者名字的一致,避免让教授感到混乱。
七、反复检查,避免错误
邮件发出去就是收不回的了,你可不想因为语法问题而给教授留下不好的印象。所以语法的检查至关重要。多读几次,实在不行,就使用一些语法检测软件来避免错误。
当然,除了语法之外,语气、邮件结构、目的是否清晰都需要反复确认。
八、在教授回复后,一定要再次回复
一旦教授回复邮件,一定要再次回复,表达感谢或已经收到邮件。一些固定的句式可以帮助你达到这个目的。
例如:
“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”
当然如果你的问题没有在邮件中得到解决,那么可以继续在邮件中与教授约定面谈时间。