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在英学习指南:如何给导师写一封得体的邮件?

中英网  www.uker.net  2015-10-14  来源: 转载  编辑: Alice

编者按:出国读书,给教授写邮件是每个留学生必须要经历的事情。不论是预约教授时间,请教问题,表达感谢都学要通过邮件完成。一封得体的邮件既可以帮你达到目的还能为你在教授心中留下一个好的印象。

四、如果你遇见到可能会有的问题,你可以提出一个解决的方案

在写邮件的过程中,需要考虑到可能会发生的问题,并建议一个相对可行的解决方案。

例如:

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?

五、避免中式思维

按照大多数中国学生的思维惯式,在向教授提问或者发出邀请时,开门见山往往显得不太礼貌。我们的习惯是先绕绕有的没的,再回到主题。或者,如果同时有几个问题要提,中国学生也习惯于把最重要的问题放在最后一个而不是第一个。笔者就曾有过这样的尴尬,同时发了三个问题,最后一个最重要的放在了最后,结果教授只回答了前两个。在决定写作结构和问题优先次序时,我们需要先考虑清楚一下两个问题:

1、外国人习惯认为第一个就是最重要的,最后一个相反不是,否则也不会有last but not least 这样的句子了;

2、教授的时间非常紧,他更期待看到一目了然的邮件。

所以下次写邮件的时候,同学们千万记住,开门见山,重点问题放第一,是非常有效率且不会不礼貌的行为。(当然还是不能忘了先进行自我介绍)

六、注意你的署名

属下你的全名,包括first name 和last name. 此处需要注意的是,如果你的邮箱名称也是你的姓名的话,请让两者保持一致。

对于大多数中国学生而言,你的学校邮箱往往是你的中文名字。而有的学生喜欢在邮件末尾署上自己的英语名,这点是不提倡的。保持两者名字的一致,避免让教授感到混乱。

七、反复检查,避免错误

邮件发出去就是收不回的了,你可不想因为语法问题而给教授留下不好的印象。所以语法的检查至关重要。多读几次,实在不行,就使用一些语法检测软件来避免错误。

当然,除了语法之外,语气、邮件结构、目的是否清晰都需要反复确认。

八、在教授回复后,一定要再次回复

一旦教授回复邮件,一定要再次回复,表达感谢或已经收到邮件。一些固定的句式可以帮助你达到这个目的。

例如:

“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”

当然如果你的问题没有在邮件中得到解决,那么可以继续在邮件中与教授约定面谈时间。

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